Les réunions sont nécessaires au jour le jour de toute entreprise ou organisation. Au moment de la prise de décision, ils constituent la meilleure option pour les chefs et les subordonnés afin de coordonner les actions et de parvenir à des conclusions pratiques garantissant les résultats attendus.
Mais avec le temps, la réunion peut devenir contre-productive en s'éloignant du centre de la discussion et en tournant autour de thèmes aléatoires qui n'ont rien à ajouter à la résolution de problèmes. Pour que cela ne se produise pas, certaines attitudes sont nécessaires. Découvrez dix astuces pour rendre vos réunions de travail plus efficaces.
1? Horaires horaires (et essayer de les respecter)
Lorsque vous appelez une réunion, définissez une heure de début et une heure de fin. Cela permet aux parties prenantes de planifier correctement et empêche la réunion de s'étendre au-delà de ce qui est nécessaire. Pour définir les horaires, prenez en compte le sujet à discuter et le nombre de personnes convoquées. Enfin, respectez ces temps.
2? Évitez les réunions inutiles
Si le problème ne concerne pas plus d'une personne mais vous, vous n'avez pas besoin de configurer une réunion pour le résoudre. Asseyez-vous avec les autres personnes impliquées et discutez rapidement des facteurs en cause. Planifiez la réunion uniquement lorsqu'il est essentiel d'aligner des idées ou de développer des solutions pour un sujet particulier.
3? Envoyez le programme aux participants à l'avance
Préparez une liste de sujets à traiter pendant la réunion et transmettez-la aux participants. Cela leur permet de préparer et de raccourcir la durée du débat, chacun prenant ses propres idées préalablement pensées. Essayez de ne pas échapper à l'agenda pour ne pas prolonger le temps.
4? Agir comme un vrai leader
Pour garder le contrôle de la situation, vous devez avoir un pouls régulier. Vous n'avez pas besoin d'être autoritaire, mais ne laissez pas les gens se laisser distraire ou s'éloigner du problème fondamental. En dehors de cela, laissez les idées aller pour que tout le monde puisse tirer le meilleur parti de la discussion.
5? Garder une trace
Selon le sujet abordé, il se peut que les gens se sentent ravis ou découragés. Même dans ce cas, vous devez rester calme pour vous calmer ou pour contrôler les tensions éventuelles. Essayez de comprendre les points de vue de chacun pour maintenir l'harmonie.
6? Gérer le temps
Pour que chacun ait son mot à dire, évitez de laisser une seule personne monopoliser le temps. Fixez une limite à chaque personne pour exprimer son opinion, puis insinuez doucement qu'il est temps de laisser les autres en parler.
7? Se préparer
Vous devez également être prêt pour la réunion. Avant cela, passez en revue l'ordre du jour en question et écrivez vos idées principales à ce sujet. Rendez-vous à la réunion avec des idées ou des solutions précédemment évaluées et prêtes à les défendre.
8? Apprendre à écouter
Même si vous êtes entré dans la salle de réunion tout à fait convaincu que vos idées sont les mieux adaptées pour résoudre des problèmes ou obtenir des résultats, donnez ce que les autres participants ont une chance de dire. Lorsqu'une réunion est convoquée, les opinions de chacun sont entendues et un dénominateur commun peut être atteint: si vous voulez décider vous-même, vous n'avez pas besoin de rencontrer d'autres personnes.
9? Utiliser des visuels
Énoncez clairement vos idées à l’aide de diapositives et d’autres supports visuels de manière à ce que les autres participants puissent les voir de la meilleure façon possible, en particulier lorsqu’il s’agit de données ou de chiffres. Seul le discours peut devenir ennuyeux et distraire ceux qui sont impliqués.
10? Révisez ce dont on a parlé
À la fin des discussions, examinez avec les autres ce qui a été discuté et quelles décisions ont été prises. Puis envoyez-leur cette information par courrier électronique. Cela vous permettra de mieux voir les résultats de la réunion.
L'Expert - La Conduite de Réunion (Mars 2024)
- Carrière & Finance
- 1,230
